O mapeamento de processos é o início de tudo. Mapear é identificar e planejar todas as atividades do serviço proposto.
INTRODUÇÃO
O laboratório de Análises Clínicas tem vários processos e atividades que precisam ser desenvolvidas para que os resultados possam ser entregues.
Os processos, na verdade, ajudam todo o time a ter um direcionamento do que deve ser feito desde a recepção até a entrega do resultado.
Mas quais atividades devem ter os processos definidos e documentado?
Mas como deve ser documentado?
Mas como devem ser armazenamento desses processos?
Mas como devem ser disponibilizados esses documentos?
Esses são vários questionamentos que passam pelos gestores e muitas vezes são limitadores para melhoria.
No decorrer desse artigo vamos discutir essas dúvidas e como colocar em prática para que esses processos possam melhorar a produtividade diminuindo as não Conformidades.
O que é um processo
“1. Realização contínua e prolongada de alguma atividade. 2. Método, procedimento.” (Dicionário Houaiss)
Essa é a primeira parte da descrição no dicionário, que já nos dá uma ideia bem completa do que realmente é um processo.
Toda vez que a gente se depara com uma atividade ela precisa ser planejada, verificar os passos que precisam ser seguidos.
O passo seguinte é documentar nos mínimos detalhes cada passo que precisa ser realizado para que possa ser repassado e seguido a toda equipe, como foi dito no significado da palavra é algo contínuo e vai passar por várias pessoas em momentos diferentes.
O processo é comparado a um planejamento macro, onde se tem a ideia de um todo, um fluxo, o que será usado para fazer, como será feito, quem vai fazer, o que precisa ser entregue e por fim quem vai receber.
O que é o mapeamento
ma.pe.ar v.{mod.5} t.d. fazer o mapa de
ma.pa s.m. 1. Representação gráfica.
Preferir parar por aí na descrição do dicionário que já registra uma informação muito importante definindo o que seria na realidade o mapeamento, uma representação gráfica do que se quer fazer ou verificar, ou seja, do processo, que discutimos anteriormente.
O mapeamento nesse contexto nada mais é que o registro do processo que se quer desenhar. Desenhar o que se deve fazer desde o início até o fim e já podendo verificar os desvios que podem ocorrer durante esse processo.
Mapear é ter uma visão geral do processo em questão, para que se tenha um entendimento e possa se antecipar a qualquer imprevisto. Dessa forma vai gerar muito mais segurança para os profissionais e principalmente aos pacientes, seus principais clientes.
Como mapear um processo
Existem processos dentro do laboratório de análises clínicas que são intrínsecos que não há como não os executar e já se faz no automático quando abre uma empresa para prestar serviços de análises clínicas.
Porém, me proponho a falar que nem todos os laboratórios executam de forma correta ou pelos menos planejou como fazer.
O mapeamento de processos deve ser feito sempre que algum procedimento for implantado e ou melhorado. Então verificar cada etapa do processo que será realizado e documentar os passos para que todos do time possa executar conforme foi desenhado, se torna essencial.
Como dito anteriormente o mapeamento prever os riscos daquele processo que está sendo mapeado para que a gestão possa verificar as barreiras e as ações de impedimento. Dessa forma é preciso criar os indicadores para monitorar o desempenho do processo que está sendo implementado.
No mapeamento é preciso verificar quais oportunidades podem ser implementadas para a melhoria contínua.
Para mapear todos os processos de um laboratório é preciso ter em mente o objetivo geral da sua empresa e cada processo que for colocando no seu mapeamento são os objetivos específicos que ajudarão alcançar o principal.
Ao identificar um processo que precisa ser mapeado deve seguir um modelo respondendo várias questões importantes para que o objetivo seja alcançado. Por exemplo, a coleta de exames:
Quem são os fornecedores: Médicos
Quais são as entradas: Solicitação de exames
Quais as atividades (Processamento): Coleta das amostras
Quais as saídas: Amostras coletadas conforme o pedido
Quais os clientes: Triagem do Laboratório.
A partir de um processo com os atores definidos é preciso:
- Definir quem pode ser, apenas médicos, pode ser outro profissional habilitado.
- Descrever como serão essas solicitações (Nome completo, pode ser manual, tem que ser eletrônico). Se tem rotina ou não, em circunstância de urgência como proceder, ou seja, as exceções.
- Como será coletada, tipo de material? (Sistema á vácuo ou seringa), tipo de punção.
- Como deve ser entregue as amostras no setor de triagem? Pensar nos tubos, nos volumes, nos horários.
- É preciso saber quem vai receber o que o pessoal responsável por fazer o processamento das entradas devem entregar e como.
A partir disso é definir quais os problemas podem ocorrer nesse processo. Exemplo hematoma no local da punção é um risco e deve ser pensado o que é preciso para não ocorrer e o que deve ser feito se acontecer.
Mas como saber se o processo está com um bom desempenho? Aqui entra o indicador para monitorar as Não Conformidades de coleta, por exemplo.
Planilha de mapeamento
Estamos oferecendo um modelo de mapeamento para facilitar quem deseja assumir esse mapeamento interno.
Para os que desejam um consultoria para fazer esse mapeamento pode entrar em contato que temos ferramentas de sistema para fazer todos esses registros usando modelo próprio e comprovado.
BAIXE NOSSO MODELO DE MAPEAMENTO
CONCLUSÃO
Nesse artigo podemos perceber a importância de mapeamento de processo que é bem complexo para desenhar todos que necessitam dentro da atividade de análises clínicas.
O gestor pode ter em suas atribuições realizar esse mapeamento ou empresas especializadas com experiência para fazer esse mapeamento de todos os processos, pois conta com a expertise de benchmarking para já implantar os processos, riscos oportunidades com muita mais agilidade e pulando a etapa de erros que podem ser cometidos durante a fase de implantação.
REFERÊNCIAS
RDC 786